Hệ thống tài liệu trong phòng xét nghiệm được phân chia thành cấp cấp độ khác nhau. Mỗi cấp độ được phân chia dự vào mức độ cụ thể và tầm quan trọng của chúng trong hệ thống quản lý chất lượng.
PHÂN CẤP TÀI LIỆU TRONG PHÒNG XÉT NGHIỆM
Hệ thống tài liệu trong phòng xét nghiệm được phân chia theo dạng hình tháp từ trên xuống. Như đã nói, có 2 tiêu chí để sắp xếp theo thứ tự các cấp độ đó là mức độ cụ thể và tầm quan trọng. Đi từ trên đỉnh tháp xuống thì mức độ cụ thể tăng dần. Đi từ đáy tháp lên thì mức độ quan trọng tăng dần.
Tùy thuộc vào mỗi quan điểm riêng của các nhà quản lý mà hệ thống tài liệu được phân cấp thành các cấp độ khác nhau. Thông thường sẽ được chia thành 4 cấp độ lần lượt là sổ tay chất lượng, quy trình, hướng dẫn và các biểu mẫu.
Cấp độ 1 và 2 đề cập tới các chính sách chung, sứ mệnh và mục tiêu của phòng xét nghiệm. Trong khi cấp độ 3 và 4 là các tài liệu thực tiễn, cụ thể về một công việc nào đó. Các công việc này là một phần trong việc thực hiện cấp độ 1 và 2.
SỔ TAY CHẤT LƯỢNG
Theo tiêu chuẩn ISO 15189:2012 thì sổ tay chất lượng là tài liệu mô tả hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức. Mục đích của sổ tay chất lượng là trao đổi thông tin giữa quản lý và nhân viên, sử dụng làm khuôn khổ để đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý và thể hiện cam kết của các cấp quản lý về chất lượng.
Đây là loại tài liệu cao nhất trong tháp phân loại và có tầm quan trọng bậc nhất của phòng xét nghiệm. Trong sổ tay chất lượng yêu cầu bắt buộc phải có các chính sách chất lượng và các quá trình cần thực hiện để đạt được những mục tiêu được nêu ra trong các chính sách đó.
Thực tế mình thấy rằng hiện tại có rất nhiều phòng xét nghiệm chưa có loại tài liệu này, đặc biệt là các phòng xét nghiệm nhỏ. Bản thân mình cũng mới biết đến loại tài liệu này khi tham gia triển khai thực hiện tiêu chuẩn ISO 15189. Hiện tại cũng chưa có quy định cụ thể nào về cấu trúc và hình thức của sổ tay. Bởi vậy việc xây dựng sổ tay chất lượng này cũng chưa được quan tâm nhiều.
QUY TRÌNH THỰC HÀNH CHUẨN SOP
Đây là bộ tài liệu với rất nhiều quy trình chuẩn được phân chia thành ba nhóm chính bao gồm quy trình quản lý, quy trình xét nghiệm và quy trình kỹ thuật. Bên trong các nhóm tiếp tục được phân chia ra thành các nhóm quy trình nhỏ hơn để dễ dàng quản lý. Ví dụ nhóm quy trình xét nghiệm sẽ được phân chia thành các chuyên khoa như huyết học, sinh hóa, vi sinh, ... Nhóm quy trình kỹ thuật có thể được chia thành một số nhóm nhỏ như vận hành, lấy mẫu, an toàn, xử lý sự cố, ....
Quyết định số 5530/QĐ/BYT ngày 25/12/2015 đã Ban hành hướng dẫn xây dựng quy trình thực hành chuẩn trong quản lý chất lượng xét nghiệm. Văn bản này đã cung cấp cụ thể các bước xây dựng quy trình chuẩn, từ đó các phòng xét nghiệm có thể xây dựng bộ quy trình riêng cho đơn vị mình.
Quy trình thực hành chuẩn tốt sẽ đảm bảo tính nhất quán và chính xác khi nhiều người cùng làm một công việc. Đây cũng là căn cứ để đánh giá quá trình thực hiện của nhân viên và đào tạo nhân viên mới.
HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC
Đây là dạng rút gọn của các quy trình chuẩn nhằm giúp nhân viên truy cập nhanh chóng các thông tin cơ bản của quy trình. Hướng dẫn công việc này thường chỉ thể hiện các bước thực hiện và được trình bày ngắn gọn, trực quan.
Hướng dẫn công việc có thể được xây dựng từng cái riêng lẻ hoặc đóng lại thành bộ và được đặt ngay vị trí làm việc để nhân viên có thể truy cập ngay khi cần. Tuy nhiên không phải quy trình nào cũng cần phải có hướng dẫn đi kèm.
Việc truy cập vào bộ quy trình sẽ phức tạp hơn hướng dẫn công việc do quy trình có nhiều nội dung hơn. Ở đơn vị mình xây dựng luôn một bộ hướng dẫn công việc đặt tại khu vực làm việc để nhân viên có thể truy cập và dùng để đào tạo nhân viên mới khi cần.
BIỂU MẪU
Trong quá trình biên soạn quy trình thực hành chuẩn thì mỗi quy trình sẽ có đi kèm các biểu mẫu. Một quy trình sẽ có một hoặc nhiều biểu mẫu liên quan, cũng có những quy trình không có biểu mẫu đi kèm.
Biểu mẫu là một loại tài liệu có chứa các khoảng trống để ghi các thông tin, chúng đóng vai trò công cụ giúp phòng xét nghiệm các thông tin liên quan đến một hoặc nhiều bước thực hiện trong quy trình.
Các biểu mẫu khi chưa điền thông tin gì thì gọi là tài liệu nhưng sau khi được điền các thông tin sẽ trở thành các hồ sơ, các hồ sơ này được lưu trữ và là bằng chứng cho việc thực hiện quy trình.
TÓM LẠI
Phân cấp hệ thống tài liệu trong phòng xét nghiệm sẽ phụ thuộc nhiều vào quy mô của phòng xét nghiệm. Phòng xét nghiệm càng lớn, hệ thống tài liệu càng phức tạp nên cần phải được kiểm soát chặt chẽ.
Trên đây là các phân cấp tài liệu trong phòng xét nghiệm, mỗi cấp độ sẽ có mức độ quan trọng và ý nghĩa khác nhau trong hệ thống quản lý chất lượng xét nghiệm.
.png)
.png)
0 Nhận xét