Trong hệ thống Quản lý chất lượng Xét nghiệm có một nội dung rất quan trọng mà tất cả các phòng xét nghiệm đều phải triển khai thực hiện đầu tiên đó là hệ thống Quy trình thực hành chuẩn, hay còn gọi là SOP.

Theo quan sát của mình thì trước đây đa số phòng xét nghiệm, đặc biệt là các phòng xét nghiệm nhỏ thường ít quan tâm đến việc biên soạn quy trình thực hành mà chủ yếu tham khảo quy trình của Bộ Y tế ban hành, sao chép và chỉnh sửa thành Quy trình của mình với mục đích chính là hoàn thiện hồ sơ cấp phép, hồ sơ kiểm tra định kỳ hằng năm,… chứ chưa thực sự áp dụng vào thực tế thực hành lâm sàng.

Tuy nhiên thời gian gần đây, với việc ban hành Hướng dẫn xây dựng Quy trình thực hành chuẩn trong Quản lý chất lượng xét nghiệm của Bộ Y tế đã góp phần giúp các phòng xét nghiệm xây dựng, hoàn thiện các bộ quy trình thực hành chuẩn có tính áp dụng trong thực hành.

Với một số kinh nghiệm có được khi tiến hành biên soạn quy trình thực hành chuẩn tại đơn vị mình, mình xin chia sẻ tới các bạn một số lưu ý. Hi vọng những lưu ý này giúp các bạn biên soạn quy trình đúng chuẩn, nhanh chóng và dễ dàng. Bây giờ chúng ta sẽ đi phân tích từng lưu ý nhé !

Ai là người viết Quy trình thực hành chuẩn?

Thông thường nói đến việc biên soạn Quy trình thực hành chuẩn thì thường do Trưởng phòng, KTV trưởng hoặc Nhân viên chất lượng biên soạn. Tuy nhiên theo quan điểm của mình thì hãy yêu cầu tất cả mọi người đều phải tham gia việc biên soạn vì một số lý do sau đây:

Quy trình thực hành chuẩn của phòng xét nghiệm rất nhiều, kể cả quy trình kỹ thuật và quy trình quản lý ở chổ mình cũng phải hơn 300 cái, một mình một hay hai cá nhân không thể biên soạn hết được, hoặc mất rất nhiều thời gian, có thể dẫn đến làm loa qua, không thực tế.
Biên soạn quy trình thực hành cũng là dịp mọi người ôn tập lại kiến thức, cập nhật thêm các kiến thức mới. Cũng là cách để rèn luyện các kỹ năng khác như kỹ năng trình bày, tin học, ….
Quy trình thực hành chuẩn cần tính thực tế, thế nên những người trực tiếp thực hiện quy trình tiến hành biên soạn sẽ biết được nên viết quy trình thế nào là đúng. Đôi khi Trưởng phòng hay KTV trưởng không thể nắm hết được nội dung các quy trình.
Nếu bạn là trưởng phòng xét nghiệm, hãy đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên của mình biết cách viết quy trình thực hành chuẩn để bạn còn có thêm thời gian để làm việc khác vì Hệ thống quản lý chất lượng còn có nhiều nội dung khác cần phải thực hiện.

Trên đây là một vài lý do mà mình cho rằng các phòng xét nghiệm nên yêu cầu tất cả các thành viên tham gia vào công việc biên soạn quy trình thực hành chuẩn. Nếu các bạn có ý kiến riêng cho mình biết phía bên dưới comment nhé !

Có kế hoạch cụ thể ngay từ đầu.

Việc biên soạn quy trình không phải là ngày một ngày hai nên việc xây dựng một kế hoạch cụ thể là không thể thiếu. Nội dung của kế hoạch gồm có những vấn đề cần lưu ý sau đây:

Ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc biên soạn quy trình.
Danh sách các quy trình cần xây dựng
Danh sách những người tham gia biên soạn và phân công cụ thể các quy trình cho từng người.
Thời gian biên soạn.
Thời gian nộp quy trình, chỉnh sửa và phê duyệt.

Thông thường biên soạn quy trình được thực hiện trong thời gian rảnh rỗi nên các trưởng phòng nên cố gắng sắp xếp công việc và thời gian hợp lý để các thành viên tham gia đạt được hiệu quả công việc tốt nhất.

Viết Quy trình thực hành chuẩn theo hướng dẫn của Bộ Y tế

Trước đây việc biên soạn quy trình chủ yếu tham khảo các quy trình của một số bệnh viện lớn. Với sự quan tâm Bộ Y tế tới chất lượng xét nghiệm cũng như các chính sách liên quan đến liên thông kết quả xét nghiệm nhằm nâng cao chất lượng khám chữa bệnh, Bộ Y tế liên tục ban hành các quyết định, thông tư liên quan, ngày càng hoàn thiện các văn bản pháp luật.

Phải kể đến và quan trọng nhất là năm 2013 Bộ Y tế đã ban hành Thông tư số 01/2013/TT-BYT về “Hướng dẫn thực hiện quản lý chất lượng xét nghiệm tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh”. Trong thông tư này nói đến các nội dung của Hệ thống quản lý chất lượng xét nghiệm và trách nhiệm thực hiện của các đối tượng liên quan.

Một văn bản quan trọng khác có liên quan trực tiếp mà mình muốn các bạn phải nắm được trước khi tiến hành biên soạn quy trình thực hành chuẩn đó là Quyết định số 5530/QĐ-BYT ngày 25/12/2015 Bộ Y tế Ban hành Hướng dẫn xây dựng Quy trình thực hành chuẩn trong Quản lý chất lượng xét nghiệm. Với quyết định này Bộ Y tế đã hướng dẫn một cách chi tiết các nội dung cụ thể liên quan đến quy trình thực hành chuẩn. Căn cứ vào quyết định này các phòng xét nghiệm tiến hành biên soạn theo mẫu và thống nhất được cách biên soạn ở tất cả các phòng xét nghiệm, cũng là căn cứ để các Sở và đơn vị thanh kiểm tra việc xây dựng quy trình.

Đối với mình ngay từ đầu đã xác định là tất cả mọi người đều tham gia biên soạn cho nên Quyết định 5530 cũng là một trong những tài liệu đầu tiên mà mọi người phải nghiên cứu trước khi viết quy trình. Bạn hãy in cho mỗi người một bản hoặc căn cứ vào đó để làm một bài hướng dẫn cho mọi người, với mục đích là làm đúng chuẩn ngay từ đầu thì sau này đỡ phải chỉnh sửa.

Để thuận tiện và thống nhất trong việc biên soạn, tốt nhất trưởng phòng hoặc nhóm trưởng biên soạn có nhiệm vụ biên soạn một quy trình mẫu trước, sau đó các thành viên khác căn cứ vào đó sửa lại nội dung quy trình thì sẽ nhanh hơn là không thống nhất ngay từ đầu.

Tại sao nên viết Hướng dẫn công việc trước khi viết Quy trình thực hành chuẩn?

Thực ra khi tiến hành biên soạn quy trình thực hành chuẩn mình cũng đã không tiến hành viết hướng dẫn công việc trước, cho đến khi mình làm xong bộ quy trình thì nhận thấy rằng bản thân bộ quy trình ấy không có nhiều tính ứng dụng thực tế do bên mình tham khảo tài lệu chủ yếu các quy trình của Bộ y tế ban hành. Sau này khi biên soạn các hướng dẫn công việc mới thấy nội dung trong hướng dẫn công việc mới là những nội dung nên đưa vào quy trình. Mình hy vọng các bạn bắt đầu biên soạn không mắc những sai lầm như mình mắc phải.

Quay lại với hướng dẫn công việc, hướng dẫn công việc là văn bản ghi lại thực tế những công việc mà các bạn đã làm thường ngày, để làm các hướng dẫn công việc thì trước tiên phải liệt kê tất cả các công việc làm thường ngày kể cả những việc nhỏ nhất. Cũng giống như quy trình, tất cả mọi người nên tham gia vào việc biên soạn hướng dẫn công việc.

Lưu ý thêm là viết hướng dẫn công việc đơn giản, sát với thực tế sẽ là một bước đệm vô cùng quan trọng để có một bộ quy trình có tính áp dụng vào thực tiễn, chứ không phải là một bộ quy trình đúng chuẩn nhưng không áp dụng được váo thực hành lâm sàng.

Nên áp dụng tài liệu tham khảo nào?

Có rất nhiều tài liệu mà các bạn có thể tham khảo để biên soạn quy trình chuẩn nhưng để bộ quy trình sau khi biên soạn đúng kiến thức, nội dung thực tế, dễ áp dụng thì có một số nguồn tài liệu mà chúng ta nên ưu tiên sử dụng mình liệt kê dưới đây:

Các quy trình do Bộ Y tế ban hành: Đây là các bộ tài liệu mà Bộ y tế đã ban hành gần như đầy đủ các quy trình, tuy nhiên bộ quy trình này lại có tính áp dụng không cao và chỉ phù hợp với một số đơn vị lớn, còn các phòng xét nghiệm nhỏ lại ít phù hợp. Việc tham khảo bộ quy trình này giúp cần phải có sự chọn lọc để chỉnh sửa lại phù hợp với thực tế tại phòng xét nghiệm của bạn.
Bộ hướng dẫn công việc: Như mình đã đề cập ở phần trước, hướng dẫn công việc đã biên soạn sẽ là phần nội dung chính của quy trình. Với việc tham khảo bộ hướng dẫn công việc chúng ta sẽ có một bộ quy trình có tính áp dụng vào thực tế thực hành lâm sàng.
Bộ quy trình chuẩn của các đơn vị đã tham gia vào hệ thống quản lý chất lượng như Tiêu chuẩn 2429, ISO 15189: Tham khảo bộ quy trình của các đơn vị bạn cũng là một nguồn tài liệu hay. Tuy nhiên không phải ai cũng muốn chia sẽ các tài liệu này và khi tham khảo các bạn cũng chọn lọc cho phù hợp với thực tế của khoa phòng mình.
Các nguồn tài liệu khác: Cũng có những nguồn tài liệu khác các bạn tìm hiểu thêm như Giáo trình các trường đại học, sách y khoa do các tác giả uy tín ban hành, nguồn Internet, … nhưng những tài liệu này các bạn nên ít sử dụng.

Không phải quy trình nào cũng có tài liệu tham khảo, đặc biệt là các quy trình quản lý là những quy trình rất khó biên soạn, nhiều nguồn tài liệu khác nhau, đôi khi là không có tài liệu để tham khảo thế nên những quy trình thường do trưởng phòng hoặc KTV trưởng biên soạn.

Phải rà soát chỉnh sửa trước khi phê duyệt và ban hành.

Do có nhiều người cùng tham gia biên soạn quy trình thực hành chuẩn nên trước khi phê duyệt và ban hành thì một công đoạn mà nhiều đơn vị hay bỏ qua đó là phải rà soát lại và chỉnh sửa.

Tuy có hướng dẫn ban đầu, có quy trình mẫu nhưng trong quá trình làm sẽ phát sinh rất nhiều vấn đề mà người rà soát và chỉnh sửa sẽ phải nắm được một số lưu ý như: lỗi chính tả, lỗi nội dung, lỗi không đúng mẫu quy trình,… Đây là một công việc mất rất nhiều thời gian, thế nên đào tạo cho nhân viên trước khi viết quy trình ngay từ đầu sẽ giúp giảm thiểu được thời gian rà soát và chỉnh sửa sau này.

Trên đây mình vừa nêu một số lưu ý chính khi tiến hành biên soạn quy trình thực hành chuẩn (SOP), mình hi vọng sẽ giúp ích cho các bạn có thêm kinh nghiệm để có một bộ quy trình đúng chuẩn, dễ áp dụng trong thực hành lâm sàng.