PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG PHÒNG XÉT NGHIỆM

Cũng giống như việc ra sân bóng đá, ai là thủ môn, ai là hậu vệ, ai là tiền vệ, ai là tiền đạo,… phân công công công việc hằng ngày là một công việc ngày nào cũng phải làm, nếu làm không tốt sẽ có những xáo trộn và ngay lập tức ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Nghe như rất đơn giản, như kiểu là phân chia mội người mỗi việc là được, thật vậy, nó chỉ đơn giản khi bạn có đầy đủ nhân sự cho tất cả các vị trí. Nhưng trong công việc lại có rất nhiều tình huống phát sinh khác làm cho dự định ban đầu của bạn lại không thể thực hiện được và đòi hỏi bạn phải thích ứng ngay lập tức cho phù hợp với hoàn cảnh thực tế.

Với đặc thù phòng xét nghiệm có đặc thù khác với các khoa phòng khác trong bệnh viện nên sẽ có một số lưu ý. Trong bài viết này mình xin chia sẻ một số nội dung liên quan đến việc phân công công việc hàng ngày trong phòng xét nghiệm.

PHÒNG XÉT NGHIỆM HOẠT ĐỘNG THEO DÂY CHUYỀN

Đó là sự khác biệt giữa phòng xét nghiệm với một số khoa phòng khác trong bệnh viện. Ví dụ như là một bác sỹ siêu âm tiến hành thực hiện siêu âm trên bệnh nhân từ đầu đến cuối cho đến khi có kết quả, hoặc như một KTV chụp X-quang chụp cho bệnh nhân từ khi tiếp nhận đến khi có kết quả.

Đối với xét nghiệm lại có nhiều công việc khác nhau hơn khi có chỉ định một xét nghiệm nào đó. Bắt đầu bằng công việc lấy mẫu bệnh phẩm, đi qua các công việc như xử lý ban đầu, huyết học, sinh hóa, miễn dịch, vi sinh cho đến bước cuối cùng là trả kết quả.

Bởi vậy, việc phân công công việc một cách rõ ràng và hợp lý là một trong những yếu tố để đảm bảo việc vận hành hoạt động phòng xét nghiệm trơ tru, giảm được thời gian xét nghiệm, nâng cao chất lượng phục vụ.

PHÂN CHIA CÁC VỊ TRÍ LÀM VIỆC

Tùy thuộc vào quy mô và chuyên môn của Phòng xét nghiệm chúng ta sẽ có sự phân chia của các vị trí làm việc. Thông thường các phòng xét nghiệm nhỏ thì lại gộp chung các mảng với nhau để làm một phòng xét nghiệm chung, tại đó làm tất cả các xét nghiệm. Còn ở các bệnh viện lớn, thông thường lĩnh vực xét nghiệm lại được phân chia cụ thể thành các khoa phòng riêng như Phòng lấy mẫu, Huyết học, Sinh hóa, Vi sinh, …. Trong các khoa phòng này tiếp tục được phân chia thành các vị trí làm việc nhỏ hơn, thực hiện chuyên về một số giai đoạn của cả quá trình xét nghiệm.

Việc phân chia các vị trí làm việc cụ thể phụ thuộc vào một số yếu tố như quy trình kỹ thuật, không gian làm việc, số lượng nhân sự và khối lượng công việc. Các vị trí cơ bản thường được phân chia ra như lấy mẫu, huyết học, sinh hóa, miễn dịch, vi sinh, trả kết quả, duyệt kết quả, …

Phân chia ranh giới rõ ràng của các công việc khác nhau sẽ giúp nhân viên tự giác làm việc, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các vị trí sẽ nâng cao năng suất làm việc.

PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC THEO THÁNG

Thực tế cho thấy rằng việc phân chia hợp lý về mặt thời gian rất quan trọng. Có 2 vấn đề cần lưu ý đó là khoảng thời gian vừa đủ để nhân viên thích nghi với công việc và sự luân chuyển vị trí để nhân viên có điều kiện làm được tất cả các công việc.

Theo kinh nghiệm thực tế thì thời gian để nhân viên nắm bắt được công việc kịp thời, làm một ví trí ổn định thì thời gian một tháng là phù hợp nhất. Không nên sắp xếp một vị trí công việc ít hơn một tháng, vừa mất nhiều thời gian sắp xếp, nhân viên lại luân chuyển công việc quá nhiều dẫn đến chưa kịp thời thích nghi với vị trí mới.

Cũng không nên sắp xếp thời gian một vị trí quá lâu, tức là trên một tháng. Ở lâu một chỗ sẽ gây ra sự nhàm chán cho nhân viên, nhân viên không được luân chuyển thường xuyên sẽ mất đi tính năng động cũng như sự thích nghi với vị trí mới sẽ ảnh hưởng.

PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC THEO NGÀY

Thật dễ dàng nếu chỉ sắp xếp cả tháng là xong, nhưng thực tế luôn có những thay đổi, có những sự việc đột xuất như nhân viên nghỉ, điều chuyển công việc, … Điều đó sẽ dẫn đến sự sắp xếp đầu tháng sẽ không còn phù hợp.

Trên nền bảng phân công công việc theo tháng khi có sự thay đổi về nhân sự sẽ được sắp xếp lại cho phù hợp với thực tế công việc của ngày đó. Kinh nghiệm thực tế là phải luôn có ít nhất một nhân viên dự bị. Cũng giống như trong đá bóng vậy, cầu thủ dự bị sẽ thay cho các cầu thủ đá chính khi cầu thủ đá chính không thể tiếp tục đá tiếp.

Còn một cách khác nữa khi bạn đã dùng hết cả nhân viên dự bị đó là gộp công việc, có nghĩa là một người sẽ đảm nghiệm cả 2 vị trí công việc. Việc gộp này đòi hỏi người sắp xếp cần xem xét khối lượng công việc cũng như không gian làm việc thuận lợi để nhân viên có thể hoàn thành tốt công việc.

KẾT BÀI

Đến thời điểm hiện tại vẫn có một số phòng xét nghiệm chưa phân công công việc một cách rõ ràng dẫn tới nhân viên không có sự chủ động, tinh thần trách nhiệm sẽ không cao và sinh ra sự lộn xộn khi làm việc.

Cần phải hiểu rõ hoạt động của phòng xét nghiệm là hoạt động dây chuyền, mỗi thành viên đảm nhiệm một vị trí, chỉ cần một mắt xích trong dây chuyền đó có vấn để sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cả phòng xét nghiệm.

Để thực sự sắp xếp và phân công công việc tốt đòi hỏi trưởng phòng hoặc người quản lý phải có cái nhìn tổng thể về cả quy trình xét nghiệm, có sự tinh tế trong việc sắp xếp nhân viên phù hợp với vị trí làm việc và đặc biệt luôn điều chỉnh kịp thời với tình hình thực tế nơi làm việc.